Jak prowadzić dokumentację pracowniczą? Akta osobowe pracownika

dokumentacja pracownicza

Prowadzenie dokumentacji to jedno z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy. Dowiedz się na czym polega prowadzić dokumentację pracowniczą i co powinny zawierać akta osobowe pracownika.

Kto ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej?

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej ciąży na każdym przedsiębiorcy, zatrudniającym w swojej firmie pracowników w oparciu o stosunek pracy. Co to oznacza praktycznie? Jeżeli właściciel firmy zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, jest zobowiązany do prowadzenia dla każdej osoby dokumentacji pracowniczej.

Za niezastosowanie się do tego wymogu, przedsiębiorcy grozi kara grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł. Właściciel przedsiębiorstwa, który zatrudnia osoby, świadczące na jego rzecz usługi w ramach umów cywilnoprawnych, jak umowa zlecenia, umowa o dzieło lub kontrakt menagerski, nie jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji pracowniczej dla swoich „wykonawców”.

Jak prowadzić akta osobowe pracownicze?

W niedużych lub rozwijających się firmach, obowiązek prowadzenia akt pracowniczych spoczywa na właścicielu przedsiębiorstwa. Firmy duże posiadające działy, zajmujące się poszczególnymi dziedzinami funkcjonowania przedsiębiorstwa, wyodrębniają specjalną jednostkę, zajmującą się sprawami pracowniczymi z reguły są to działy kadr i płac, zajmujące się m. in. prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.

Każda osoba, zatrudniona w firmie na umowę o pracę, musi mieć założoną kartotekę pracowniczą. Kartoteka pracownika, zawierająca chronologicznie ułożone dokumenty, związane z przebiegiem zatrudnienia danej osoby, powinny być przechowywane w firmie przez okres 50 lat od momentu ustania stosunku pracy pracownika. Teczki akt osobowych pracowników powinny być przechowywane w miejscu, do którego dostęp mają jedynie uprawnione osoby. Karty pracownicze są dokumentami poufnymi. Prowadzenie akt osobowych pracownika jest ściśle określone odnośnie zawartych tam informacji.

Co powinna zawierać teczka akt osobowych?

akta pracownika abc
Teczka osobowa pracownicza składa się według Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 28 maja 1996 r. (w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych) z trzech części. Co powinny zawierać akta osobowe pracownika ABC?

Akta osobowe część a

Zgromadzone i przechowywane są w niej chronologicznie dokumenty, związane z procesem rekrutacji danego pracownika (CV, list motywacyjny, świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy…)

Akta osobowe część b

Dokumenty, związane z obowiązującym stosunkiem pracy (przede wszystkim umowa o pracę, kwestionariusz osobowy, wykaz obowiązków pracowniczych…)

Akta osobowe część c

Dokumenty, potwierdzające rozwiązanie lub wygaśniecie stosunku pracy (kopia wydanego świadectwa pracy, zaświadczenie o wypowiedzeniu umowy…)

Wykaz dokumentów w aktach osobowych pracownika uwzględnia również dokumentację ewidencyjną i rejestrową. Ewidencja czasu pracy pracownika, przyznanej odzieży pracowniczej, obuwia pracowniczego to obowiązkowe elementy akt pracowniczych. Rejestr pracy w szkodliwych warunkach, wypadków przy pracy, narażeń na chorobę zawodową również są przedmiotami akt.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej powinno być skrupulatne oraz regularne, aby uniknąć chaosu oraz zaniedbań w aktach.

 

Komentarze

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *